SharePoint Online e PDF

Sabato mattina, piove e sto ultimando la mia presentazione per l’evento di martedì 30 organizzato da Green Team sulla SharePoint Governance. Prima di cominciare do un occhiata ai miei feed RSS e cosa ti trovo? Un post che rimanda al blog del team di Office 365 che annuncia un prossimo aggiornamento per SharePoint Online.

In realtà il post originale è di Settembre e, da quanto si legge, l’aggiornamento dovrebbe essere già completato, o quasi. L’update in questione riguarda uno dei punti dolenti per gli utenti finali di SharePoint Online, cioè l’impossibilità di aprire nel browser file PDF senza ricorrere a procedure tipo macumba o all’inserimento di script per forzare un comportamento pressoché standard.

Nei prossimi giorni questo comportamento sarà corretto e tutti gli utenti potranno finalmente aprire i PDF nel browser (a patto di aver installato Adobe Reader). Tuttavia leggendo i commenti al post mi sembra che questa operazione non sia così semplice come dovrebbe essere, o almeno non per tutti, vi consiglio quindi di leggere attentamente anche quelli.

Questo update riguarda inoltre la gestione dei file MP4 salvati all’interno di document library in SharePoint Online, per i quali ne è stata migliorata la riproduzione, introducendo una sorta di streaming progressivo.

A partire da questo indirizzo http://community.office365.com/en-us/wikis/office_365_service_updates/default.aspx potrete trovare l’elenco aggiornato di tutti i gli update rilasciati e previsti per Office 365.

– Riccardo

ps. Ah, dimenticavo. Avete sentito? SharePoint e Office 2013 sono stati rilasciati in RTM, f@#k yeah!


Acrobat X e SharePoint

Da poco ho scoperto dell’esistenza di una nuova versione di Adobe Acrobat, Adobe Acrobat X (grazie a Guido :)). Il sito Adobe non è certamente tra quei siti che frequento regolarmente, ma questa volta mi sono perso qualcosa di interessante.

Acrobat X infatti, oltre ad introdurre numerose novità (che io non conosco :)), si integra finalmente in modo nativo con SharePoint, senza dover ricorrere a forzature, di cui tra l’altro avevo già parlato qualche mese fa.

La teoria dice che basta modificare adeguatamente il file DOCICON.XML come segue. La parte più importante è quella relativa alla proprietà OpenControl:

<Mapping Key=”pdf” Value=”AdobePDF.png”  OpenControl=”AdobeAcrobat.OpenDocuments”/>

Adobe ha pubblicato anche un video che illustra come sia facile sfruttare le funzionalità di Document Management di SharePoint (2007/2010) con Acrobat X.

Nonostante la mia unica esperienza non sia stata troppo fortunata, trovo che questo sia un grande passo avanti da parte di Adobe, sono sicuro che il mio sia stato uno di quei casi “criptogenetici”.

– Riccardo

 

 


Modificare file PDF in SharePoint

Prima cosa, intendiamoci, non sto postando una formula magica. Un requisito, anzi, IL requisito per modificare file PDF direttamente in SharePoint (ma non solo) è quello di avere installato sul client da cui accedete a SharePoint un editor PDF (Adobe Acrobat, Foxit PDF Editor, ecc…). Ho testato la procedura seguente sia con SharePoint 2007 SP2 (CU Febbraio 2010) che con SharePoint 2010. In ambedue i casi ho utilizzato una trial di Adobe Acrobat 9.

  1. Per prima cosa dobbiamo modificare il file DOCICON.XML (in drive:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML) per aggiungere la proprietà OpenControl nel mapping relativo al PDF (es. <Mapping Key=”pdf” Value=”icpdf.gif” EditText=”Modifica in Adobe Acrobat” OpenControl=”SharePoint.OpenDocuments” />);
  2. Nelle impostazioni della document library suggerisco di impostare l’estrazione obbligatoria dei documenti per la loro modifica;
  3. In Adobe Acrobat modificare le impostazioni di apertura dei file pdf nel browser, considerando quanto segue:
    • Se abilitata, disattivare l’apertura nel browser dei file PDF e chiudere Acrobat. Aprite nuovamente il programma e riabilitate la gestione dei file pdf nel web all’interno del browser. Sembra che Acrobat durante queste operazioni attivi un ActiveX o non so bene quale altro controllo, per noi indispensabile;
    • Se non abilitata, abilitarla ora;
  4. Aprire un documento PDF per la modifica. IMPORTANTE! Ricordarsi di selezionare sempre l’opzione di utilizzo delle “Draft folder” personali;

Cliccando sul nome del documento posso scegliere se aprire il file nel browser in modalità read only o effettuare il check-out and edit per lavorare sul documento. Nei miei test ho notato quanto segue:

  1. Se sceglo l’opzione di modifica check-out and edit specificando di utilizzare la local draft folder posso modificare il file e salvarlo direttamente in SharePoint senza passaggi aggiuntivi;
  2. Se scelgo l’opzione di modifica check-out and edit senza specificare l’utilizzo della local draft folter, ricevo un errore e non sono in grado di salvare le mie modifiche;
  3. In un file già estratto, cliccando sulla voce “Modifica in Adobe Acrobat” (dal menù contestuale di un file PDF) e seleziono la voce “Use local drafts folder”, posso modificare e salvare il file correttamente;

Come ho detto in precedenza ho effettuato questi test sia su SharePoint 2007 che SharePoint 2010 (non mi aspetto alcuna differenza con WSS e SPF anche se non l’ho testato direttamente). La procedura è identica, l’unica attenzione da porre in SharePoint 2010, se volete aprire i file PDF in sola lettura nel browser, è quella di cambiare le impostazioni di gestione dei file nel browser (Browser file handling) da Strict a Permissive. Questa impostazione è applicabile a livello di web application.

– Riccardo